档案业务知识查询

　　1．文件有哪些类型？

　　根据文件的使用性质、用途的不同分为公务文件和私人文件两大类。其中公务文件是人们在公共性事务活动中形成和使用的文件，分为通用公务文件和专用公务文件。私人文件是指个人在私人活动中或家庭内形成和使用的文件，有私人书信、日记、读书笔记、个人的录音、录像、画作、文稿、曲谱等。

　　2．文件有哪些作用？

　　文件的主要作用有依据作用、法规作用、联系作用、传递与保存作用。

　　3．湖南省实施《中国共产党机关公文处理条例》细则（试行）规定的公文种类有哪些？

　　（1）决议，（2）决定，（3）指示，（4）意见，（5）通知，（6）通报，（7）公报，（8）报告，（9）请示，（10）批复，（11）规定，（12）办法、细则，（13）函，（14）会议纪要。

　　4．《国家行政机关公文处理办法》规定的公文种类有哪些？

　　（1）命令（令），（2）决定，（3）公告，（4）通告，（5）通知，（6）通报，（7）议案，（8）报告，（9）请示，（10）批复，（11）意见，（12）函，（13）会议纪要。

　　5．行文规则总的要求是什么？

　　一是必须以维护国家统治和社会管理秩序为目的；二是必须根据党和国家的组织原则和机关单位的地位、职责权限、相互之间的组织关系或隶属关系确立行文的具体规则；三是必须依法行文；四是必须简短精练、准确及时、完整安全。

　　6．文件处理部门的基本职能有哪些？

　　一是具体负责建立起本单位文件的拟制、处理和管理的工作及有关制度；二是文件拟制过程的管理；三是文件的运转管理；四是文件的保管及立卷归档工作。

　　7．机关文件分类的基本原则是什么？

　　根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的自然联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。

　　8．文件的六大特征是什么？

　　文件的六大特征是问题、作者、时间、地区、名称、通讯者。

　　9．文件的其它特征是什么？

　　文件的其它特征是：重要程度、笔划、文本、代号、期次、传递方式、载体等。

　　10．什么是机关档案综合管理？

　　机关档案综合管理是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理模式。

　　11．机关档案工作基本制度有哪些？

　　机关档案工作基本制度有：机关档案工作人员岗位责任制，机关文件材料立卷归档制度，机关档案保管制度，机关档案保密制度，机关档案鉴定工作制度，机关档案利用制度。

　　12．机关档案工作的双重职能是什么？

　　机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理两项职能。

　　13．机关档案综合管理必须做到哪四个统一？

　　机关档案综合管理必须做到统一领导、统一机构、统一制度、统一监督指导。

　　14．案卷标题的三要素是什么？

　　案卷标题一般由作者（或时间、地区、通讯者等）、问题和名称三部分构成，又称为案卷标题“三要素”。

　　15．案卷质量要求的总原则是什么？

　　案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　　16．文件的修整包括哪些内容？

　　对破损文件进行修裱；对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制；去除文件上易腐蚀的金属物；对过大的文件进行折叠等。

　　17．归档文件整理的原则是什么？

　　归档文件整理的原则就是指文件整理的基本原则，即根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　18．归档文件整理的质量要求有哪些？

　　归档文件应齐全完整；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　19．何为档案用房“三分开”？

　　指档案室拥有专用库房、专用的阅档室和专用的整理室（兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室）。

　　20．机关档案部门向档案馆移交档案的时限是如何规定的？

　　机关档案部门向地、市级以上（含地、市级）档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案，向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案；科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间，也可适当提前移交。撤销机关的档案应及时移交。

　　21．档案鉴定工作的内容主要有哪些？

　　档案鉴定工作的内容主要包括制定档案保管期限表、判定保管期限、对到期档案的鉴定和鉴定后档案的处理。

　　22．提供档案利用的方式有哪些？

　　提供档案利用的方式有档案借阅、档案借出、函调和电话查询、档案网络查询服务。

　　23．档案馆的基本任务是什么？

　　档案馆的基本任务是收集、保管和利用档案，维护档案的完整与安全，维护历史的真实，服务于现实和未来。

　　24.我国档案馆的种类有哪些？

　　我国档案馆共分为三类：即国家档案馆（包括国家综合档案馆和国家综合档案馆）、部门档案馆（包括部门综合档案馆和部门专门档案馆）、企业事业及其它社会组织单位档案馆。

　　25．全宗是如何分类的？

　　一般按全宗构成者的特点，将全宗分为两种类型，即组织全宗和人物全宗两种。此外，还有一种介乎于组织全宗和人物全宗之间的全宗类型，称为群体全宗。组织全宗可分为基本形式（包括独立全宗、联合全宗）和补充形式（包括全宗汇集和档案汇集）两种。